個人情報保護方針
株式会社ワイエスケイ情報システム（以下「当社」といいます）は、情報サービス企業として、お客様の個人情報を適切に保護することが事業運営の基本であり、社会的責務と考え、以下の通り個人情報保護方針を定め、全社員に周知徹底を図り、個人情報保護につとめます。当社は、2009年5月に財団法人日本情報処理開発協会より、個人情報の適切な取扱いを行う事業者に付与されるプライバシーマークの付与認定を受けております。
基本方針
1.個人情報の取得、利用、提供
当社は、事業内容および規模を考慮して、適切な個人情報の取得・利用及び提供するための内部規定を定め、これを遵守します。当社は、個人情報を取得する際にはその利用目的を明確にし、利用目的の範囲内で取り扱います。又、目的外利用を行わないための対策を講じ、当初の範囲を超えて取り扱う場合には、改めて本人の同意を得るなど規定に基づいた対応を行います。又、お客様の同意がある場合又は正当な理由がある場合を除き、個人情報を第三者へ開示又は提供いたしません。
2.法令その他規範の遵守
当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守いたします。
3.個人情報の安全管理
当社は、安全管理措置規定に則り、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏えいなどに関する万全の予防措置を講ずることにより、個人情報の安全性・正確性の確保を図ります。又、万一問題が発生した場合及びその兆候を予見した場合には、速やかに是正・改善を実施いたします。
4.苦情及び相談への対応
当社は、お客様の個人情報の取扱いに関する苦情・相談・お問い合わせ、開示等のご請求に、誠実かつ迅速に対応いたします。
5.個人情報保護マネジメントシステムの確立と継続的改善
当社は、「個人情報保護マネジメントシステム－要求事項(JIS Q 15001:2017）」に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを確立し、確実に運用するとともに、定期的な見直しおよび継続的に改善いたします。
制定日：平成２０年６月１日 最終改訂日：令和５年６月３０日
株式会社ワイエスケイ情報システム 代表取締役社長 吉沢豊
個人情報保護に関する対応窓口
株式会社ワイエスケイ情報システム 個人情報保護担当窓口（プライバシーマーク事務局）
■所在地 青森県青森市卸町1番1号 青森市中央卸売市場内
■お電話によるお問合せ 電話番号 017-738-5900
（受付時間：月曜日～金曜日 9：00～17：00 祝祭日、年末年始および当社が定める休業日を除く）
個人情報保護法に基づく公表事業
株式会社ワイエスケイ情報システム（以下「当社」といいます）では、「個人情報保護マネジメントシステム－要求事項(JIS Q 15001:2017）」ならびに、「個人情報の保護に関する法律」（以下「法」といいます）に基づき、以下の事項を公表いたします。
I.個人情報の利用目的の公表について
1.個人情報を直接書面によって取得する場合の利用目的
当社は、お客様から直接書面に記載された個人情報を取得する場合、その都度、あらかじめ個人情報の利用目的を明示し、本人の同意を得ることを基本とします。 又、その目的の範囲内で利用することとします。
2.個人情報を書面以外で直接又は間接的に取得する場合の利用目的
書面以外で個人情報を直接取得する場合、又は間接的に取得する場合は、次の利用目的の範囲内で取り扱わせて頂きます。
ただし、以下の３，４，５の場合は除きます。なお、あらかじめ明示した利用目的の範囲を超えて、お客様の個人情報を利用する必要が生じた場合は、お客様にその旨をご連絡し、同意を頂いた上で利用することとします。
| 個人情報 | 利用目的 |
| （1）採用応募者に関する個人情報 | 応募者への連絡、資料送付、採用選考を行うため選考結果の通知、入社に関する連絡等を行うため |
| （2）イベントの申し込み、資料請求、問い合わせの個人情報 | 連絡、資料送付、回答を行うため |
| （3）一般公開された企業情報（個人情報を含む） | 展示会やセミナーのご案内、製品・サービスに関する情報等をお届けするため |
| （4）通話録音において取得する個人情報 | お客様に対する電話業務、サポート業務改善・向上を図るため |
| （5）監視カメラにおいて取得する個人情報 | 防犯・情報セキュリティの安全管理、事故発生時の調査のため |
3.個人情報の取扱いを委託される場合
| 個人情報 | 利用目的 |
| 受託業務において取得する個人情報 | 委託された業務（主にシステム開発・保守・運用等）に関る契約を履行するため |
| 名刺印刷業務に関する個人情報 | 名刺印刷受注時にデータを作成・印刷・納品を行うため |
4.合併、分社、その他の事由による事業の承継に伴って取得する場合
現在のところ、当社が他社との合併、他社からの事業継承、別会社への分社等による個人情報の取得はありません。
5.個人情報を特定の者との間で共同利用する場合の取得
現在のところ、当社が他の事業者との間で共同利用する個人情報の取得はありません。 今後、他の事業者との共同利用する場合には、以下の内容をあらかじめ本人に通知するか、又は本ページにて告知する（本人が容易に知り得る状態に置く）こととします。
〇 特定の者との間で共同して利用する旨
〇 共同して利用される個人情報の項目
〇 共同して利用する者の範囲
〇 共同して利用する者の利用目的
〇 当該個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称
Ⅱ.全ての「保有個人データ」の利用目的について
| 個人情報 | 利用目的 |
| （1）お客様に関する個人情報 | 1.製品・サービスの提案、提供のため |
| 2.セミナーや展示会等のイベントの案内のため | |
| 3.お客様との連絡、問い合わせ対応のため | |
| 4.業務上必要な事務手続き及び請求手続き等（契約の履行のため） | |
| 5.より良い製品・サービス提供のためのアンケート調査のため | |
| 6.携帯端末販売代理店業務に伴う携帯端末の販売・取次、各種クレジットカード取次 | |
| ※上記の利用目的の必要な範囲で取引先などに委託・提供することがあります。 | |
| （2）お取引先に関する個人情報 | 1. お取引先からの製品・サービスの提供、協力依頼のため |
| 2. お取引先との連絡、問合わせ対応のため | |
| 3. 業務上必要な事務手続き及び決済手続き等（契約の履行）のため | |
| （3）株主に関する個人情報 | 1. 法法に基づく権利の行使、義務の履行のため |
| 2. 法令に基づく株主管理（株主データ作成等）のため | |
| （4）当社主催の各種セミナーや展示会等のイベント参加者に関する個人情報 | 1. 参加者との連絡、問合せ対応のため |
| 2. イベント終了後のフォローアップのため | |
| ※上記の目的に必要な範囲で、展示会、又はセミナー共催者等に提供することがございます。 | |
| （5）採用応募者に関する個人情報 | 1. 応募者への採用情報等の提供、採用選考及び連絡のため |
| 2. 当社での採用業務管理のため | |
| ※不採用者の履歴書等は、当社にてシュレッダー等で破棄します。 | |
| （6）従業者に関する個人情報 | 1.従業員の雇用、人事・労務管理のため |
| 2.労働安全衛生管理のため | |
| 3.福利厚生、社会保険事務等の法令に基づく手続き等 | |
| （7）上記(1）～（6）以外で、当社へ来社されたお客様及び問い合わせされたお客様に関する個人情報 | 1. 当社担当者が、業務上、必要な連絡を行う(問合せ対応含む） |
| 2. 当社社屋・施設への入退館管理のため |
※なお、上記利用目的に変更が出た場合、改めてお客様本人の同意を得ることとします。
Ⅲ.個人情報の「第三者提供」について
当社は、お客様より取得させていただいた個人情報を適切に管理し、あらかじめお客様の同意を得ることなく第三者に提供する事はありません。ただし、次の場合は除きます。
〇 法令に基づく場合
〇 人の生命、身体又は財産の保護の為に必要がある場合であって、本人の同意取得が困難な場合
〇 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意取得が困難な場合
〇 国の機関や地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める業務を遂行することに対して協力する<必要ある場合であって、本人の同意取得が当該事務遂行に支障になる場合
〇 利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取り扱いを委託する場合・合併、会社分割、営業譲渡その他事由によって事業の承継が行われる場合
Ⅳ.開示等の請求手続きについて
当社では開示対象個人情報又は第三者提供記録について、その本人又はその代理人から、開示・変更・消去・利用停止、第三者提供の停止等の求めに対応いたします。ただし次の場合は除きます。 ・本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合 ・当該事業者の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合 ・法令に違反することとなる場合
1.「開示・訂正・利用停止等」の申出先
開示等の求めは下記宛、所定の申請書に必要書類を添付の上、郵送によりお願い申し上げます。
なお、封筒に朱書きで「開示等請求書類在中」とお書き添え頂ければ幸いです。
〒030-0137 青森県青森市卸町1番1号 青森市中央卸売市場内
株式会社ワイエスケイ情報システム 代表取締役社長 吉沢豊
個人情報保護管理者 システムソリューション部 ＳＩ開発グループ課長 宛
2.「開示・訂正・利用停止等」に際して提出すべき書面（様式）等
A.当社所定の申請書 『個人情報開示請求書』『個人情報訂正・利用停止等依頼書』をダウンロードして、所定事項をご記入の上、下記の本人確認書類を同封して郵送ください。
B.本人確認のための書類 運転免許証、パスポート、健康保険証、いずれかのコピー：1通 本籍地は黒く塗りつぶしてください。
3.代理人による「開示・訂正・利用停止等」の申請
開示等の求めをする者が未成年または成年被後見人の法定代理人、もしくは本人が委任した代理人である場合は、前項の書類に加えて下記書類（ＡまたはＢ）を同封下さい。 なお、運転免許証などの写しは、本籍地を黒く塗りつぶして下さい。
Ａ.法定代理人の場合
・決定代理権があることを確認する為の書類(戸籍謄本)：1通
・未成年者又は成年被後見人であることを確認する為の下記書類：1通
（法定代理人の運転免許証、パスポート、健康保険証、いずれかのコピー）
Ｂ.委任による代理人の場合
・当社所定の委任状：1通
・申請者本人の印鑑証明書：1通
（本籍地は黒く塗りつぶしてください。）
4.手数料およびその支払い方法について
個人情報開示請求書等（利用目的の通知、内容の開示の場合）につきましては、下記の手数料が必要となります。 手数料：500円 支払い方法：郵便切手（500円分）を申請書類に同封して下さい。 なお、手数料が不足していた場合、および手数料が同封されていなかった場合は、その旨をご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いが無い場合は、 開示の求めが無かったものとして対応させて頂きます。
5.「開示・訂正・利用停止等」に対する回答方法
申請者の申請書記載住所宛に書面によってご回答申し上げます。
6.「開示・訂正・利用停止等」に関して取得した個人情報の「利用目的」
開示等の求めにともない取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲のみで取り扱います。 提出して頂いた書類は開示等の求めに対する回答が終了した後3年間保存し、その後、溶解、焼却 又はシュレッダー等で確実に廃棄いたします。
[ご請求時の留意事項]
次に該当する場合は、非開示とさせて頂きます。非開示とした場合は、その旨、理由を付記してご通知申し上げます。 なお、非開示の場合についても所定の手数料は返却いたしませんので予めご了承ください。 ・申請書、本人確認書類および当社に登録されている住所・氏名・電話番号が一致しないなど、本人確認ができない場合 ・代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合 ・所定の申請書類に不備があった場合 ・対象となる方の個人情報が、当社に登録されていない場合 ・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合 ・他の法令に違反することとなる場合
7.改訂について
本ページの開示等の請求手続きは、お客様の個人情報の保護を図るため、及び法令等の変更に対応するため、内容を一部、改訂する場合がございます。開示等の請求をされる際には、その都度、本ページにてご確認をお願いいたします。
8.保有個人データの安全管理のために講じた措置
1．基本方針の策定個人情報保護法に基づき、保有個人データ安全管理のために個人情報保護方針を策定しています。
2．個人データの取扱に係る規律の整備
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、個人データの取り扱いに関する責任者・担当者を定め、取り扱い規程を策定しています。
3．組織的安全管理措置
個人データの取扱責任者として「個人情報保護管理者」を任命するとともに、管理責任者などの管理体制を構築・明確化し、社内規定の整備、継続的な管理体制を整備しています。
4．人的安全管理措置
従業者及び役員に対し個人データの適切な取り扱い等について定期的な教育研修を実施しています。
5．物理的安全管理措置
個人データを取り扱う重要な機器類の設置場所、区域の管理、アクセスできる従業者の入退室管理および持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しないものによる個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
6．技術的安全管理措置
個人データを取り扱う情報システムへのアクセスを制御し、またアクセス者の識別、不正アクセス等の防止策、データの暗号化やパスワードによる保護等の情報漏洩防止策を講じています。
7．外的環境の把握
個人データを外国にある第三者に提供する場合は、当該国の個人情報の保護に関する制度を把握した上で、適切な安全管理措置を実施します。
＊現在、外国にて個人データを取り扱うことはありません。
＊現在、外国にある第三者に個人データならびに個人関連情報の提供は行っておりません。
Ⅴ.お問い合わせ苦情等の受付窓口について
1.個人情報の取り扱い等に関するお問い合わせ窓口/苦情の申し出先
当社の個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ、個人情報保護方針の内容についてのお問い合わせ、及び苦情については、下記までお申し出下さい。
[電話の場合]
電話番号：017-738-5900 受付時間：月曜日～金曜日 9：00～17：00
（祝祭日、年末年始および当社が定める休業日を除く）
[郵送の場合]
〒030-0137 青森県青森市卸町1番1号
青森市中央卸売市場内 株式会社ワイエスケイ情報システム システムソリューション部 宛
[ご来社について]
直接ご来社頂いてのお申し出はお受け致しかねますので、ご了承のほどお願いいたします。
2.当社の所属する「認定個人情報保護団体」の名称および苦情の申出先
【下記は当社のサービスに関する問合せ先ではございませんのでご注意ください】
名 称：一般財団法人 日本情報経済社会推進協会 申出先：個人情報保護苦情相談室
〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12F
電話番号：03-5860-7565 フリーダイヤル：0120-700-779
以上.
[各種申請書]
| 事業者名 | 株式会社 ワイエスケイ情報システム |
| 対象組織 | 全社 |
| 認証基準 | ＪＩＳ Ｑ １５００１ |
| 登録証番号 | ２３８２００３７（０８） |
| 登録日 | 2023年5月11日 |
| 審査登録機関 | 特定非営利活動法人 みちのく情報セキュリティ推進機構 |
| 付与機関 | 一般財団法人 日本情報経済社会推進協会 |
プライバシーマーク登録内容
